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Habilitation des entreprises

Conditions d’habilitation de la personne morale

Le processus d’habilitation de la personne morale d’une entreprise est initié pour un contrat « avec détention d’ISC » ou pour un contrat « avec accès à des ISC » :

-  par la personne publique ou un industriel lors du lancement de la consultation,

-  par l’industriel titulaire du contrat lorsqu’il décide de sous-traiter une partie des prestations classifiées.

1/ Réponse à une consultation nécessitant une habilitation pour l’exécution des prestations d’un contrat « avec détention d’ISC » ou d’un contrat « avec accès à des ISC »

1.1/ Candidature à un contrat nécessitant une habilitation

Il n’est pas nécessaire de disposer, initialement, d’une habilitation pour concourir à un contrat nécessitant une habilitation.

L’entreprise candidate doit alors constituer le dossier décrit au § 1.2.

Toutes les entreprises, invitées par l’acheteur à remettre une offre, accèderont au processus d’habilitation. Elles seront habilitées (si cela est possible) au niveau requis par la procédure d’achat, avant la fin de celle-ci

Nota : à défaut de déposer le dossier décrit au § 1.2, l’entreprise est réputée avoir renoncé à son habilitation aux informations et supports classifiées pour l’accès au contrat considéré.

1.2/ Dossier de réponse à une consultation

Il appartient à chaque entreprise candidate à une consultation pour un contrat « avec détention d’ISC » ou pour un contrat « avec accès à des ISC » de fournir les éléments suivant à l’appui de sa candidature :

-  Pour une entreprise non habilitée, un dossier d’habilitation tel que décrit dans la rubrique "dossier d’habilitation de la personne morale".

-  Pour une entreprise habilitée mais dont l’habilitation actuelle ne correspond pas au niveau requis pour la consultation, une attestation d’habilitation et une attestation de non changement de la personne morale depuis la dernière habilitation. Les deux attestations sont signées par le directeur de l’entreprise*. Si la personne morale a subit des modifications, alors le candidat remet les nouveaux éléments afin d’actualiser son dossier d’habilitation (dossier d’habilitation de la personne morale).

-  Pour une entreprise habilitée au niveau requis pour la consultation mais dont la personne morale a subi des changements depuis la dernière décision d’habilitation, un dossier d’actualisation de la personne morale (dossier d’habilitation de la personne morale).

-  Si l’entreprise candidate est habilitée au niveau requis et si sa personne morale n’a pas subi de changements depuis la décision d’habilitation alors celle-ci dépose une attestation d’habilitation et une attestation de non changement de la personne morale depuis la dernière habilitation. Les deux attestations sont signées par le directeur(*) de l’entreprise.

De plus, l’entreprise remet :

-  S’agissant d’une candidature à un contrat "avec détention d’ISC", un engagement, signé par le directeur(*) de l’entreprise, à déposer un dossier de vérification d’aptitude, en même temps que son offre, pour les locaux ou systèmes d’informations où elle envisage de réaliser les travaux classifiés.

-  S’agissant d’une candidature à un contrat "avec accès à des ISC", un engagement, signé par le directeur(*) de l’entreprise, à déposer un dossier d’identification d’établissement, en même temps que son offre, pour chacun des établissements dont le personnel participera aux travaux classifiés.

Le dossier d’habilitation et l’engagement sont remis en même temps que la candidature.

En cas de co-traitance, il y a lieu de déposer autant de dossier qu’il y a d’entreprises co-traitantes.

(*) ou l’Officier Central de Sécurité agréé par l’autorité d’habilitation

2/ Réponse à une consultation nécessitant une habilitation préalable à la rédaction d’une offre

Pour ce type de consultation, l’entreprise candidate et son personnel impliqué dans la rédaction de l’offre doivent être habilités avant la communication des informations classifiées contenues dans le dossier de consultation.

En plus du dossier décrit au 1.2, des dossiers complémentaires sont à constituer selon que la communication des informations classifiées se passe dans les locaux de la personne publique ou chez les candidats

2.1/ Les informations protégées sont consultables dans les locaux de la personne publique

La législation impose comme pré requis à la consultation d’informations classifiées, à une entreprise, que :

-  Celle-ci soit habilitée;

-  Le personnel ayant le besoin d’en connaître soit habilité.

Aussi, les candidats n’ayant pas de personnel habilité doivent fournir, en complément du dossier d’habilitation de la personne morale (Cf chapitre 1.2) et en même temps que celui-ci 3 (Mle 01/IGI 1300), accompagnées de 3 photos d’identités originales et récentes, par personne à habiliter devant prendre connaissance des informations classifiées,

En l’absence d’officier de sécurité agréé, le directeur de l’entreprise signe les notices individuelle 94/A.

Pour les consultations dont l’autorité contractante relève de la DGA, ces documents sont à fournir à DGA/SSDI.

2.2/ Les informations classifiées sont adressées aux candidats

La législation impose comme pré requis à la transmission d’information protégées, à une entreprise, que :

-  Celle-ci soit habilitée;

-  Le personnel ayant le besoin d’en connaître soit habilité;

-  Le lieu de détention des informations protégées ait fait l’objet d’un avis d’aptitude.

Aussi, en plus des dossiers d’habilitation des personnes physiques, si cela est nécessaire, les candidats doivent fournir, en complément du dossier d’habilitation de la personne morale (Cf chapitre 1.2) et en même temps que celui-ci :

  • Pour une entreprise ayant des locaux faisant l’objet d’une aptitude valide :

-  Une copie ou les références des avis d’aptitude

-  Une attestation de non changement des conditions de sécurité ayant amené la délivrance ces avis d’aptitude.

  • Pour une entreprise n’ayant pas de locaux aptes :

-  un dossier de contrôle d’aptitude, tel que décrit à la rubrique « Aptitude à détenir des informations ou supports classifiés».

Pour les consultations relevant de la DGA, ces documents sont à fournir à DGA/SSDI.

3/ Sous-traitance de travaux classifiés

L’entreprise candidate à la sous-traitante constitue, si elle se trouve dans l’un des cas cités au § 1.2, un dossier d’habilitation (cf. rubrique "dossier d’habilitation de la personne morale) et le remet à l’autorité d’habilitation.

Si cela est nécessaire, elle constitue également le dossier de vérification d’aptitude ou d’identification d’établissement, selon le type de contrat prévu.

Dans le même temps, l’officier de sécurité établit et remet à l’autorité contractante une demande d’habilitation (en appendice 1 de l’annexe 12 de l’IGI 1300) pour cette entreprise

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