Charte déontologique

Modifié le 9 avril 2018 - 16:06
Description haut

Le site "achats.defense.gouv.fr", édité par le ministère de la Défense, est un site professionnel gratuit à destination de la communauté de la défense. Ce site est consacré à l'ensemble des marchés du ministère de la Défense à l'exclusion des marchés portant sur les armes, munitions et matériels de guerre dépendant du site "ixarm.com".


La présente charte a pour objet de décrire les modalités d'échanges sur le site "achats.defense.gouv.fr" (I) et plus particulièrement le déroulement des procédures de consultations dématérialisées (II).


I. ECHANGES SUR LES MARCHES DU MINISTERE DE LA DEFENSE

1.1. Fonctions du site "achats.defense.gouv.fr"
1.1.1. L'information sur les marchés du ministère de la Défense
Le site "achats.defense.gouv.fr" permet à toutes les entreprises qui le souhaitent d'accéder pour les marchés planifiés ou en cours du ministère de la Défense, aux avis de publicité, règlements de consultation et/ou dossiers de consultation dans des conditions variables selon le type de procédure et décrites ci-après (voir § II).
Les entreprises ont accès à divers services (moteur de recherche, alerte) leur permettant un accès sélectif à certaines de ces informations (avis d'appel public à la concurrence, avis d'attribution). Le ministère de la Défense s'efforce de fournir des services fiables mais ne peut garantir l'exhaustivité des résultats obtenus, ces résultats dépendant étroitement de l'utilisation de ces services par les entreprises.
Les informations sont mises à disposition des entreprises en vue d'une utilisation pour les marchés du ministère de la Défense, dans le cadre de leur activité professionnelle propre. En conséquence, elles pourront, en indiquant la provenance desdites informations, les télécharger, les reproduire sur support papier ou électronique, les représenter et/ou les stocker pour leur propre compte. En revanche les entreprises ne pourront en aucun cas procéder à une diffusion sur quelque support et par quelque voie que ce soit, à titre gratuit ou onéreux, d'une partie substantielle des informations recueillies sur le site "achats.defense.gouv.fr".
1.1.2. La dématérialisation des procédures de consultation des marchés du ministère de la Défense

Le site "achats.defense.gouv.fr" permettra à terme au ministère de la Défense de mener intégralement les procédures de consultation par voie électronique, conformément aux dispositions de l'article 56 du Code des marchés publics et à ses décrets d'application.
Tous les candidats, et sauf exclusion par le ministère de la Défense de la voie électronique dans l'avis d'appel public à la concurrence ou la lettre de consultation en cas de procédure négociée sans publicité préalable, pourront, s'ils le souhaitent, soumissionner par voie électronique aux procédures de consultation du ministère de la Défense.
Depuis le 1er janvier 2005, le ministère de la Défense ne dispose plus de la faculté d'exclure la soumission par voie électronique
En conséquence, les candidats pourront accéder aux documents remis par le ministère de la Défense (règlement de consultation, lettre de consultation, cahier des charges et documents et renseignements complémentaires) et remettre leurs candidature et offre :

- soit par voie électronique,
- soit sur support papier ou sur support physique électronique, dans les conditions décrites au paragraphe II ci-après ;
Les candidats choisiront librement des voies de transmission différentes pour la réception des documents du ministère de la Défense et pour l'envoi des candidatures et offres au ministère de la Défense.
Depuis le 1er janvier 2010, le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission électronique des plis. Celle-ci devient par ailleurs obligatoire pour les marchés informatiques dont le montant est supérieur à 90 000 euros HT.

1.2. Informations et documents mis à disposition par le ministère de la Défense
Le ministère de la Défense fait ses meilleurs efforts pour mettre sur le site "achats.defense.gouv.fr" des informations fiables et à jour.
Les documents adressés par voie électronique par le ministère de la Défense aux candidats et signés électroniquement auront une valeur équivalente à celle des mêmes documents éventuellement remis par le ministère de la Défense sur support matériel (papier ou électronique) à d'autres candidats.
Les documents transmis par le ministère de la Défense par voie électronique ne comporteront aucune information classifiée (confidentiel défense ou secret défense), lesdites informations étant exclusivement accessibles sur support matériel (papier ou électronique).
Les candidats devront utiliser les informations et documents mis à disposition par le ministère de la Défense pour les seuls besoins des marchés du ministère de la Défense. Les candidats devront notamment respecter strictement la confidentialité des dossiers de consultation et documents et informations complémentaires auxquels ils auraient accès après avoir été admis à présenter une offre, dans les procédures autres que d'appel d'offres ouvert.
En cas de difficulté d'accès à une information, les entreprises ou candidats devront s'adresser au service acheteur du ministère de la Défense, auteur de ladite information, et non à l'administrateur du site "achats.defense.gouv.fr".

1.3. Informations et documents fournis par les entreprises
1.3.1. Conditions de fourniture de documents et informations au ministère de la Défense
Outre les conditions requises en cas de participation à une procédure de consultation dématérialisée et décrites au paragraphe II ci-dessous, les entreprises qui fourniraient des documents et/ou informations au ministère de la Défense s'engagent à ce que :
- tout envoi de document et/ou d'informations soit accompagné de l'adresse électronique d'un représentant de l'entreprise avec lequel le ministère de la Défense pourra le cas échéant correspondre ;
- ces documents ne comportent aucune information classifiée lesdites informations devant être transmises au ministère de la Défense exclusivement sur support matériel (papier ou électronique) ; il est rappelé que les atteintes au secret de la défense nationale sont pénalement sanctionnées ;
- ces documents et/ou informations soient fiables et notamment ne comportent pas d'informations erronées et/ou de virus informatiques ;
- ces documents et/ou informations soient conformes aux dispositions légales et réglementaires en vigueur et notamment ne portent pas atteinte aux droits de tiers, ne puissent constituer une atteinte au principe de libre concurrence, notamment en matière de marchés publics.
Toutes informations et/ou documents qui ne respecteraient pas les conditions décrites ci-dessus pourront être écartés par le ministère de la Défense.
En cas de difficulté de transmission d'informations et/ou de documents, les entreprises ou candidats devront s'adresser au service acheteur du ministère de la Défense, destinataire desdits informations et/ou de documents information, et non à l'administrateur du site "achats.defense.gouv.fr".
1.3.2. Données à caractère personnel collectées par le ministère de la Défense
Les entreprises sont informées que le ministère de la Défense collecte des données à caractère personnel au sens de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés sur le site "achats.defense.gouv.fr" et constitue, à partir de certaines d'entre elles, une "base de données candidats" à destination des "services achat" du ministère de la Défense.
En conséquence :
- le site "achats.defense.gouv.fr" et la "base de données candidat" ont donné lieu à autorisations par actes réglementaires après avis de la CNIL sous le n°812249 arrêté du 09/03/09 paru le 07/05/09) ;

- les membres de cet annuaire pourront notamment être invités à des sessions de formation gratuite relative à la dématérialisation des offres pouvant être rendue obligatoire par le code des marchés publics (cf. article 56 du CMP) ;

- les entreprises et candidats devront s'assurer que les desdites données à caractère personnel auront été transmises en connaissance de cause par les personnes physiques concernées ou avec leur consentement ;

- toutes les personnes physiques dont des données à caractère personnel auront été communiquées au ministère de la Défense sur le site "achats.defense.gouv.fr" disposeront, conformément aux dispositions des articles 39 et suivants de la loi précitée, d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition sur les données les concernant, ce droit pouvant être exercé auprès du service du ministère de la Défense indiqué à la rubrique "Mentions légales" accessible dans le bandeau bas à partir de chaque page du site
"achats.defense.gouv.fr".


II. DEROULEMENT DES PROCEDURES DE CONSULTATIONS DEMATERIALISEES

Les procédures de consultations dématérialisées pour les marchés du ministère de la Défense se dérouleront dans les conditions décrites ci-après, conformément aux dispositions de l'article 56 du Code des marchés publics et de ses décrets d'application.
Les marchés du ministère de la Défense soumis à une procédure de consultation dématérialisée seront dénommés ci-après "marchés dématérialisés". Les procédures de consultations dématérialisées se tiendront sur la "PLate-forme des AChats de l'Etat " (la PLACE) accessible depuis chaque page du "achats.defense.gouv.fr" en cliquant sur le lien "PLate-forme des AChats de l'Etat" (colonne de droite).

2.1. Publicité
2.1.1. Avis publiés sur le site "achats.defense.gouv.fr"
Pour les procédures avec publicité préalable (appel d'offres ouvert ou restreint et marché négocié) de l'ensemble des marchés du ministère de la Défense, les avis officiels (avis de pré-information, avis d'appel public à la concurrence, avis rectificatifs et avis d'attribution ou avis de consultation sans suite ou infructueuse, ces trois derniers étant évoqués au paragraphe 2.5 ci-dessous) sont accessibles à l'ensemble des entreprises sur le site"achats.defense.gouv.fr" après publication dans un journal d'annonces légales et/ou au Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics (BOAMP) et, le cas échéant, au Journal Officiel de l'Union Européennes (JOUE). La version officielle de ces avis officiels demeurera celle publiée dans un journal d'annonces légales et/ou, le cas échéant, au BOAMP ou au JOUE. Le ministère de la Défense s'efforcera d'assurer l'exhaustivité de la publicité des avis officiels sur le site "achats.defense.gouv.fr", les entreprises étant toutefois informées que celle-ci pourrait se voir retardée en cas de problèmes techniques de transmission avec les journaux officiels.
Des avis non officiels (c'est-à-dire non publiés dans un journal d'annonces légales, au BOAMP ou au JOUE) pourront être publiés sur "achats.defense.gouv.fr".
Il pourra s'agir :

- d'avis d'appel public à la concurrence pour des procédures adaptées ou sans publicité préalable
- d'avis de consultation en cours permettant à d'éventuels sous-traitants de se déclarer auprès des candidats retenus pour une consultation
- de notes d'information à destination des candidats.
2.1.2. Modalités d'accès aux avis publiés
Les avis officiels et les avis non officiels en accès libre seront consultables via un moteur de recherche accessible à toutes les entreprises.
2.1.3. Accès au règlement de consultation
Les avis d'appel public à la concurrence des marchés dématérialisés et l'ensemble des avis non officiels permettront de télécharger le règlement de consultation des marchés dématérialisés concernés.

2.2. Accès au dossier de consultation des entreprises (DCE)
Les candidats pourront soit demander la remise du DCE sur support matériel (papier ou électronique) auprès du service du ministère de la Défense indiqué selon les procédures, dans l'avis d'appel public à la concurrence, dans le règlement de consultation ou dans la lettre de consultation, soit accéder au DCE par voie électronique.
Les candidats souhaitant accéder au DCE par voie électronique devront :
- dans le cadre d'une procédure d'appel d'offres ouvert, le télécharger sur la PLACE après avoir indiqué le nom de l'entreprise, de la personne physique procédant au téléchargement et son adresse électronique ;
- dans le cadre d'une procédure autre que d'appel d'offres ouvert, télécharger le DCE sur un espace sécurisé de la PLACE après avoir fourni les éléments d'identification (identifiant et mot de passe) permettant au ministère de la Défense de vérifier son droit d'accès au DCE.
Le téléchargement sera enregistré sur le "registre des retraits de DCE" tenu par le ministère de la Défense.
Les modifications et renseignements complémentaires du DCE éventuellement communiqués par le ministère de la Défense seront transmis aux candidats selon la même voie que celle retenue par chaque candidat pour se procurer le DCE.

2.3. Remise candidatures et des offres par les candidats
Si l'avis d'appel public à la concurrence ou la lettre de consultation, selon la procédure, le prévoit, les candidats pourront transmettre leur candidature et/ou offre au ministère de la Défense :
- soit sur support matériel, papier, ou, si le règlement de consultation le prévoit, électronique,
- soit par voie électronique.
Les candidats souhaitant transmettre leur dossier (candidature et/ou offre) par voie électronique devront respecter les conditions et modalités suivantes :
2.3.1. Conditions préalables à la remise des candidatures et des offres par voie électronique
Les candidats devront préalablement à tout envoi et à leurs frais :
- indiquer au ministère de la Défense un responsable habilité à représenter le candidat dans les échanges par voie électronique tout au long de la procédure de consultation ;

- se procurer, auprès d'un prestataire de service de certification agréé par le ministère de la Défense, un certificat électronique ;

- disposer d'un accès au réseau internet et d'une adresse de correspondance électronique.
Le(s) représentant(s), le certificat électronique et l'adresse de correspondance électronique constituent les éléments d'identification de chaque candidat nécessaires à tout dépôt de dossiers par voie électronique.
En cas de candidatures groupées, le mandataire sera en charge de la transmission des documents au nom du groupement, et devra, pour ce faire, se conformer aux conditions décrites au présent paragraphe.
2.3.2. Modalités communes à toutes les procédures
2.3.2.1. Modalités de remise des candidatures et des offres
Les dossiers comportant la candidature et/ou l'offre du candidat devront être envoyés au ministère de la Défense par voie électronique et accompagnés des éléments d'identification visés au paragraphe 2.3.1 ci-dessus.
Les candidats recevront, pour chacun de leur envoi, un accusé de réception horodatés indiquant la date de réception par le ministère de la Défense de chaque envoi.
Les candidats s'engagent à ne pas remettre leur candidature et offre, à la fois par voie électronique et sur support matériel (papier ou électronique). Dans cette hypothèse, sans indication explicite sur les plis (cf. paragraphe ci-après), le pouvoir adjudicateur n'est pas en mesure de savoir quel pli ouvrir et pourrait en conséquence prononcer l'irrecevabilité des deux plis.
Les candidats ont toutefois la possibilité de transmettre leur pli, à la fois par voie électronique et sur support matériel (papier ou physique électronique) à titre de « copie de sauvegarde » (mention à indiquer sur le pli). La copie de sauvegarde sera ouverte par le pouvoir adjudicateur dans certains cas, limitativement énumérés par le législateur (voir article 7 de l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics).
Les candidatures et/ou offres reçues par le ministère de la Défense en dehors du délai indiqué dans l'avis d'appel public à la concurrence ou dans la lettre de consultation seront détruits, sans ouverture, les candidats concernés en étant informés.
2.3.3. Modalités particulières aux procédures
2.3.3.1. Procédures d'appel d'offres ouvert
Les candidats devront remettre leur dossier comportant d'une partleur candidature et d'autre part leur offre dans le délai indiqué dans l'avis d'appel public à la concurrence.
2.3.3.2. Procédures autres que d'appel d'offres ouvert
- Remise des candidatures : les candidats devront remettre leur candidature dans le délai indiqué, selon la procédure, dans l'avis d'appel public à la concurrence.
- Information des candidats sur le sort de leur candidature : le ministère de la Défense informe les candidats écartés et les candidats admis à présenter une offre, ceux-ci recevant, dans le même temps, une lettre de consultation. Cette lettre de consultation indiquera notamment les modalités d'accès au DCE et la date limite et l'adresse de remise des offres.
- Remise des offres par les candidats admis à présenter une offre : les candidats devront remettre leur offre dans les conditions indiquées dans la lettre de consultation.

2.4. Examen des dossiers des candidats
Les dossiers remis par voie électronique au ministère de la Défense feront l'objet des traitements suivants.
2.4.1. Contrôles préalables
Les candidatures et offres remises par voie électronique par les candidats feront, préalablement à toute ouverture, l'objet des contrôles suivants :
- Détection de virus informatiques au moyen d'un antivirus. Les offres et candidatures contenant un virus informatique feront l'objet d'un archivage de sécurité sans lecture (mise en quarantaine) et seront réputées n'avoir jamais été reçues. Les candidats en seront informés et pourront, si le délai de remise des candidatures et offres le permet, remettre une nouvelle candidature ou offre, par voie électronique ou sur support matériel (papier ou, si le règlement de consultation le prévoit, électronique).

- Vérification de l'identité de l'auteur de l'envoi au moyen du certificat électronique visé au paragraphe 2.3.1 ci-dessus.

- Contrôle de l'intégrité du dossier au moyen de la signature électronique.
2.4.2. Conservation des dossiers
Les candidatures et offres valablement remises par voie électronique par les candidats seront conservées par le ministère de la Défense dans des conditions permettant de garantir leur intégrité et leur confidentialité. Pour ce faire, à l'issue des contrôles décrits au paragraphe 2.4.1 ci-dessus, le ministère de la Défense générera, pour chaque offre, une clé de cryptage. Les offres cryptées et les clés correspondantes seront stockées, jusqu'à l'examen des offres par la commission d'appel d'offres, dans des espaces distincts et sécurisés.
2.4.3. Examen des offres
Les offres correspondant aux candidatures qui ont été retenues en cas d'appel d'offres ouvert et l'ensemble des offres recevables dans les autres procédures, seront ouvertes au moyen de la clé de cryptage visée au paragraphe 2.4.2 ci-dessus.
Les éventuelles demandes de précisions ou de compléments de la teneur des offres seront adressées par voie électronique au candidat concerné.
Lors des négociations menées dans le cadre des procédures négociées, le ministère de la Défense privilégiera la voie électronique sans exclure la voie matérielle si le candidat le demande.
2.4.4. Sort des dossiers à l'issue de la consultation
Les dossiers relatifs aux offres non recevables seront détruits sans avoir été lus, les candidats concernés en étant informés grâce aux informations contenues dans l'accusé de réception.
Attention : la cause de la non-recevabilité de l'offre est
1) soit hors délai - dans ce cas, tout est dans l'accusé de réception (AR)
2) soit dépôts multiples - dans ce cas, plusieurs (AR)
3) présence d'un virus.
La non-recevabilité est implicite : il n'y a pas un message particulier destiné à l'entreprise émis par la PLACE. Le principe de la PLACE est le "respect de la Personne Publique" : la PLACE ne remplace pas la personne publique "RPA" et ne se permet pas de juger de la recevabilité d'un pli. La PLACE se contente de donner des indications - à l'entreprise et à la "Personne Publique" - permettant de déduire la recevabilité ou non du pli.
Les dossiers relatifs aux offres non retenues seront archivés dans des conditions préservant leur confidentialité.

2.5. Fin de la consultation
Lorsque la réglementation le prévoit, l'issue de la consultation fera l'objet d'un avis officiel de publicité (avis d'attribution ou avis de consultation sans suite ou infructueuse) publié dans la "salle d'acquisition dématérialisée", accessible via le site "achats.defense.gouv.fr" dès publication dans un journal d'annonces légales.