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Fiches pratiques

Dématérialisation de la procédure de consultation

L’article 56 du code des marchés publics dispose que les échanges d’informations intervenant en application de ce dernier peuvent faire l’objet d’une transmission par voie électronique. Les deux portails (ixarm.com et achats.defense.gouv.fr) offrent la possibilité d’une gestion dématérialisée des consultations, avec la mise en ligne des avis de publicité au BOAMP et au JOUE, la mise en ligne des documents de consultation des entreprises et la réception des candidatures et des offres par voie électronique.

Les services acheteurs utiliseront le plus largement possible la transmission par voie électronique des documents de consultation : lettre de consultation et dossier de consultation des entreprises.

A compter du 1er janvier 2010, le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission par voie électronique.

A compter de la même date, pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d’un montant supérieur à 90 000 euros HT, les documents requis des candidats sont transmis par voie électronique.

A compter du 1er janvier 2012, pour les achats de fournitures, de services ou de travaux d’un montant supérieur à 90 000 euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents requis des candidats qui sont transmis par voie électronique.

Lorsque ce mode de transmission est retenu, cela est précisément mentionné dans l’avis de publicité à la rubrique "autres renseignements" (BOAMP) ou "autres informations" (JOUE). Les candidats qui souhaitent recevoir les documents de la consultation sur support papier devront en faire expressément la demande lors du dépôt de leur candidature (l’AAPC rappellera ce point). La version papier sera rigoureusement identique à la version électronique. La transmission de documents de consultation classifiés de défense se fera de façon séparée par voie papier. L’attention des candidats est appelée sur le fait qu’aucune information classifiée ne doit figurer dans les documents circulant sur Internet.

L’avis de publicité, ou la lettre de consultation dans le cas d’un marché négocié sans publicité, indiquera l’adresse du site du ministère de la Défense qui donnera aux candidats les modalités pour s’inscrire et obtenir ainsi un identifiant et un mot de passe leur permettant de télécharger les documents de consultation (règlement de consultation, cahiers des charges, documents et renseignements complémentaires). Cette adresse est la suivante : www.ixarm.com à "Devenez membre" à "industriel de l’armement".

Quand le candidat se sera inscrit sur ce site, l’identifiant et le mot de passe seront actifs après validation de l’inscription (soit environ au bout de trois (3) jours ouvrés).

Le candidat pourra télécharger (avec son identifiant et son mot de passe) les documents de la consultation sur la salle d’acquisition dématérialisée accessible depuis les portails www.ixarm.com ou www.achats.defense.gouv.fr.

Dans le cas d’un appel d’offres ouvert, ou d’un concours ouvert, l’inscription n’est pas obligatoire et les candidats pourront télécharger le dossier de consultation sous réserve de fournir leur nom, prénom, adresse électronique et le nom de leur entreprise.

En cas de modification des documents de consultation, les candidats les ayant déjà téléchargés seront automatiquement avertis par un courriel envoyé à l’adresse indiquée lors de leur inscription ou à celle indiquée lors du téléchargement s’ils ne se sont pas inscrits.

Dans le cas d’un appel d’offre restreint, d’une mise en concurrence simplifiée ou d’un marché négocié, la lettre de consultation sera envoyée par courriel aux candidats retenus à l’adresse électronique qu’ils auront indiquée dans leur candidature, ou par courrier s’ils ont indiqué vouloir une lettre de consultation papier.

La transmission d’un pli (candidature et/ou offre) par Internet nécessite l’achat d’un certificat numérique reconnu par le ministère de la Défense pour pouvoir signer électroniquement le pli.

La procédure pour obtenir ce certificat est décrite dans la rubrique « obtention d’un certificat » de la salle des consultations (accessible après identification sur www.ixarm.com à la rubrique "marchés et opportunités", "accès à la place de marché", puis "salle des consultations". Le délai moyen pour accomplir les formalités d’obtention du certificat est de deux à trois semaines.

Le fait que l’administration autorise une remise des plis par voie électronique, n’interdit pas à un candidat qui le souhaiterait de remettre ses plis par voie postale (ou par porteur).

Chaque avis de publicité, ou lettre de consultation dans le cas de marché négocié sans publicité, indiquera quels sont les formats autorisés pour la transmission électronique (liste établie en fonction des logiciels disponibles dans chaque entité d’achat). Il est rappelé que tout document transmis par un candidat et contenant un virus est éliminé et réputé non reçu. Les candidats sont donc invités à faire analyser leur pli par un anti-virus à jour avant envoi.

L’attention des candidats est appelée sur le fait que le pli électronique doit comme pour les plis papier être transmis avant la date limite de dépôt.

Le portail d’achats du ministère de la défense

Le code des marchés publics, site du MINEFI

Le BOAMP, portail des marchés publics

Le JOUE, tenders electronic daily

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